如何写英文电子邮件

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如何写英文电子邮件

一.如何写英文电子邮件

　　1、切忌主客不分或模糊

　　 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”

　　 应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

　　 2、句子不要凌碎

　　 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.

　　 3、结构对称,令人容易理解.

　　 例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

　　 应改为: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.

　　 4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.

　　 例如: An authorized person must show that they have security clearance.

　　 5.动词主词要呼应. 想想这两个分别:

　　 1）.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.

　　 2）. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.

　　 6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.

　　 7.标点要准确.

　　 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.

　　 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

　　 8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

　　 9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.

　　 10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人

　　 例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.

如何写英文电子邮件 二、 写信提示

　　1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, D.D.SPhD. Dr. Howard E. Hyatt

　　 2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

　　 3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray

　　 4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

　　 Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations

　　 但这个就显得有点。。。:

　　 Ken Green ／Vice President of Unicom China

　　 正确应为:

　　 Ken Green ／Vice President, Unicom China

　　 5.老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

　　 Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.

　　 6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.

　　 7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

　　 127 Ninth Avenue, North

　　 127 E. 15 Street

　　 5 Park Avenue

　　 One Wingren Plaza

　　 556 - 91 Street

如何写英文电子邮件 三、其它内容

从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It May Concern:"

感谢收件人

如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting ABC Company."如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."开始接着写，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."

结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

 

二.给客户报价后跟进的英文邮件如何写

在平时商务往来中，本人发现很多客户在对公司某个产品价格询盘后，我及时给予报价，但是报价后就一直没有客户的反应，没有见有订单。像这种情况下，作为一个销售人员，应该如何处理呢？应该写什么内容的邮件去给客户以求进一步跟进呢？应该在发出报价后几天内发出邮件比较合适呢? 针对这些问题，本人提出以下三个解决方法，如果哪位网友有更好地办法，不妨拿出来让大家一起参考。

回复A：直接去函敦促

Dear Hugo Chu,

Wish everything well with you and your esteemed company !

We are in receipt of your letter dated Aug 10 , and as requested was expressed you 3 catalogues for our refrigeration goods . We hope they will reach you in due course and will help you in making your selection .

Wish we will promote business as well as friendship!

Best wishes !

Aaron

回复B： 先写邮件问清情况。本人觉得先写邮件问清情况，简单的询问，如HAVE YOU RECEIVED MY P/I, IS THERE ANY QUESTION OR PROBLEM WITH YOU? 再问何时开L/C 或汇订金过来.....如客户没回复，那你应该(很有必要)打个电话过去问清情况。是价格问题还是临时发生改变? 客户是中间商，还在等最终客户的确认？还是其它问题？然后根据情况做一些措施看能否挽回这一张订单。

Dear Sir,

Good morning! Hope you have got a wonderful weekend!

For several days no news from you, my friend. Now I am writing for reminding you about our offer for item of **** dated ** ** ** according to your relative inquiry. Have you got (or checked) the prices or not? ( You can add some words to introduce your advantage of your product or something else to attract the customer). Any comments by return will be much appreciated. It will be our big pleasure if we have opportunities to be on severice of you in near future.

Looking forward to your prompt response,

Thanks and best regards,

Yours Faithfully

Aaron

回复C：如果仍然没有回音的话，可以在一、两个月后再写一封信。

Dear Sir,

Now I am writing for keeping in touch with you for further business. If any new inquiry, welcome here and I will try my best to satisfy you well with comptetitive prices as per your request.

By the way, how about your order (or business) with item ***? If still pending I would like to offer our latest prices to promote an opportunity to cooperate with each other.

Thanks and best regards,

Aaron

三.如何写建立业务的英文邮件

一．开始部分

（一）说明如何取得对方的资料　

首先主动与对方进交往，说明信息来源非常必要。作为进出口产，贸易信息来源的渠道很多，主要有通过驻外商务参赞、商会、银行、第三家公司介绍；通过报刊、互联网获知；在交易会上结识等等。

（二）说明去电目的。

通常建信信都是以建立业务联系为目的的。

二、介绍部分　　100%速成：听歌学英语

为了引起对方的兴趣，必须让对方对本公司的基本情况和产品情况有大致了解，一般可以从以下几个方面进行介绍：

1．公司基本情况介绍。主要是介绍本公司的性质、业务范围、宗旨以及某些相对优势。

2．公司产品介绍。一般是对本公司经营产品的整体情况的介绍，也可以是对对方感兴趣的某些特定产品进行推荐性的介绍。产品介绍一般包括印刷品质量、价格水平，销路等，同时为了对方更详细了解本公司产品，通过还附上目录、价目表或邮样品等。

三、结尾部分

通过结尾部分包括盼对方尽快回音、下定单或告知意见并表示敬意等语句。

Dear Sir or Madam,　　　商务外语：信用证类型

It is great pleasure to see you in last canton fair.and know that you are in the market for lighting fixture,which just fall into our business scope.We are writing to enter into business relations with you on a basis of mutual benefits and common developments.Our corporation,as a state-owned foreign trade organization,deal in the export of raw materials and relevant products for light.

We have a Export Products Department,which specialize in the export of various of shoes made in China including pendant lamps,ceiling lamps,table touch lamps and various light of fashionable designs,comfortable feeling,and high popularity in America,Europe and Asia and Africa. We have established close business relationship with more than a dozen of shoe manufactures so that the stable supplies,the quality guarantee as well as the flexible ways doing business can be reached.

Enclosed is our lastest catalogue on pendant lamps,ceiling lamps and table lamps,which may meet your demand.If there isn’t,please let us know your specific requirements.We can also produce according to your designated styles.It will be a great pleasure to receive your inquires against which we will sent your our best quotation.We are looking forward to your prompt reply.Yours faithfully.

四.英语邮件写法指导

对于在香港或是英语国家求学的同学、以及在外企工作的人来说，经常需要发英语邮件。而在不同的情况下，邮件的用语、写法等也不尽相同。例如利用邮件向老师提出建议，如果写法不当，很有可能会使对方摸不着头脑，甚至是冒犯激怒对方。因此，掌握英语邮件的技巧就显得尤为重要。

写法指导一 格式

常见错误1- Dear Jack:

分析：在写中文信件或是邮件是，我们在收信人的名字后加的是冒号，因此，有不少中国人在写英语邮件时，也用了冒号。正确的写法是加逗号或是不加任何标点。

正确写法- Dear Jack,

Dear Jack

常见错误2-段首空格

分析：除了受汉语文章每段开头需空两格的影响，不少大陆英语教科书上的文章段首也空了四个字母，主要是教科书不够与时俱进的缘故。英语文章段首空格的写法早已过时了，如果你再这样，老外会笑你老土的。

错误写法：

I'm your student of the course English for university students I. I'm writing to ask whether you have time to check my essay for me tomorrow afternoon...

正确写法：

I'm your student of the course English for university student I. I'm writing to ask whether you...

常见错误3-密不透风

分析：即使写汉语文章，不少人也会犯同样错误。一篇文章只有一段，或者段与段之间挤得牢牢的，使读者喘不过气来。告戒大家，写英语邮件时，注意分段与段间的空行，使收件人读邮件时能歇几口气，那么你发信的目的才更有可能达到。

正确写法：

Dear Jan:

I'm your student of the course English for university students I, I'm writing to ask...

Since we'll have to write a 400-word essay in class for the final exam next week,...

Thank you for your help.

Regards

Jack

常见错误4-名字位置错误

分析：由上面这个例子我们可以知道署名应该在邮件末尾，且在左方。切忌不署名或是署在其他地方，那些都不符合要求。

五.商务英语EMAIL高手谈写商务邮件的技巧

第一篇

1. 文体介绍

正式介绍信是写信人因公务把自己的同事或业务关系介绍给某单位或某个人。 这种介绍信言和格式比较规范、严谨， 内容一般包括以下几个方面：

（1）简单地介绍一下被介绍人的身份和情况。

（2）说明事由，并要求对方对被介绍人提供某种帮助。

（3）对对方的帮助预先表示感谢。

（4）如果是熟悉的业务往来或老的工作关系，也可以附带询问一下工作上的近况和向对方致以问候。

（5）介绍信一般篇幅不长，前三个方面的内容常常可以放在一个段落里。

2。实用范例

（1）subject: Introduction

Dear Mr. / Ms.,

This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.

We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate.

Yours faithfully,

Yang Ning

尊敬的先生/小姐，

现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

您诚挚的

杨宁

(2)subject: Introduction

Dear Mr. / Ms,

We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

Yours faithfully,

Yang Ning

尊敬的先生/小姐，

我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的,

杨宁

第二篇

1. 文体介绍

人员出访，常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。这类预约e-mail 较易写，只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容：

（1）请求约会并说明原因。

（2）建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕，预约时可给出你可接受的时间由对方决定。

（3）请对方答复并进行确认。

回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有：表明来信收悉；表示接受；重述具体时间、地点等；表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括：表明来信收悉；说明拒绝的原因；致歉。

当要变更预约时，应说明变更的原因，同时致歉。

2。实用范例

（1) subject: Request for an Appointment

Dear Mr. Smith

I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion.

I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail.

Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!

Sincerely yours,

Li lei

Guangzhou Trading Company

主题： 请求约见

亲爱的史密斯先生：

我预定这个月底出差赴美，希望届时能到贵公司访问你。

我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿，大约停留1周。 若方便的话，望你能挤出时间在8月22或23日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回复并告知其他日期。

先在此谢谢你的大力协助，期待不久在华盛顿与你见面！

你真诚的

李蕾

广州贸易公司

 

六.英文电子邮件写作技巧

一、文法上

1、切忌主客不分或模糊

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”

应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)

2、句子不要凌碎

例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.

3、结构对称,令人容易理解.

例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

应改为: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.

4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.

例如: An authorized person must show that they have security clearance.

5.动词主词要呼应. 想想这两个分别:

1）.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.

2）. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.

6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.

7.标点要准确.

例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.

改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.

8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.

9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.

10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人

例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.

二、 写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶. 同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, D.D.SPhD. Dr. Howard E. Hyatt

2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ；Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ；Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray

4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations

但这个就显得有点。。。:

Ken Green ／Vice President of Unicom China

正确应为:

Ken Green ／Vice President, Unicom China

5.老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:

Michael J. Smith, Jr. ／Michael J. Smith Sr.

6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.

7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

七.用英文书写电子邮件时需要的写作技巧

随着电脑走进千家万户，一张无形的巨网也悄然织起。这就是Internet（因特网，国际互联网）。一旦连接了Internet，信息传递就成为一件非常轻松惬意的事情。在网上最常使用的服务就是E-mail（电子邮件，electronic mail，常缩略为E-mail，e-mail 或email），这是因为电子邮件不但使用方便、传播快捷、可以一信多发，而且价格十分低廉，特别适合国际间的交流。

那么e-mail有什么写作要领呢？

首先，必须要标题（Heading）栏的“收件人（To）”框中输入收信人的E-mail 地址。“主题（Subject）”框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。“主题”框的内容切忌含糊不清。像News about the meeting 这样的表达，应改为Tomorrow’s meeting canceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写，如：New E-mail Address Notification。视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today! E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如“Dear Mr. John”之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。如：Tommy，或者Mr. Smith。 E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。

如：

Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.

Best,

David

在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如： d u wnt 2 go out 2nite：Do you want to go out tonight? lol：Laughing out loud

oic：Oh, I see.

mte：My thoughts exactly.

brb：I’ll be right back.

c u 2morrow：See you tomorrow.

fanx 4 ur elp：Thanks for your help.

gr8：great

btw：By the way

imho：In my humble opinion

asap：As soon as possible.

八.英文电子邮件的写法

谈到写e-mail，不少同学会说，我经常给我的网友们发电子邮件，这简直是a piece of cake。可不少同学平时给自己的朋友写的电子邮件都没有写作章法。要知道，现在各地的中考试题中，书面表达要求写一个e-mail的还真是不少呢。那么正规的e-mail应该如何写呢？

　　其实，写e-mail和写英文信相差不多，主要由称呼、正文和落款三部分构成。称呼和落款就不讲了，写作正文时要注意以下两点：

　　1.首先要明确写给谁。不同的收件人，语气不同。写给朋友的可用一些俚语或缩写词语，但正式的邮件就不能用俚语或缩写词语。像中考中的书面表达题，就是正规的写作，就不能用俚语或缩写词语。

　　2.写电子邮件要直接，并多用短句，使意思清楚。当然，对重点部分要作详细介绍。像中考试题中要求写的电子邮件，就必须根据(汉语或图画)提示，将要点写全，并注意语言的运用。也就是说，应把它作为一个小作文来对待，而不是像我们平时给朋友发的邮件，不讲章法。

　　好了，还是打开电脑试试吧。

　　ii.手把手教你：

　　[one possible version]

　　dear mr and mrs smith,

　　im a chinese girl. my name is yang li. im very happy to know that ill stay at your house for the english summer camp. id like to tell you something about myself so that you can know a bit about me before i arrive. im fifteen years old. i have a happy family with three people. im studying in no.1 middle school. we learn eight subjects. im interested in all of them. i like reading and playing the piano. i like english very much, but my english is not good enough. i think you can help me with my english. i hope to meet you soon.

　　yours truly,

　　yang li

　　ⅲ.配套练习：

　　假如你叫方芳，在因特网上找到了一个叫joyce的网友，现在请你根据下列要点给joyce发个e-mail,介绍你自己的一些情况。

　　1.方芳，中学生，家住在重庆；

　　2.喜欢集邮和运动；

　　3.对英语很感兴趣，会唱几首英文歌曲；

　　4.班里同学也想找网友，希望得到帮助；

　　5.想去英国看看。

　　[one possible version]

　　dear joyce，

　　how are you？my name is fang fang.im a middle school student.im living in chongqing now.i like collecting stamps.after school,i often play football or play some other sports.whats more,i like english very much and i can sing a few english songs.by the way,some of my classmates want to have net friends,too.can you help them?

　　i havent been to any foreign countries yet, but i hope to visit your country soon.

　　yours,

　　fang fang

九.有效写电子邮件

Email is becoming ever important in both business and in our personal lives. Here are some tips to write effective emails.

Useful Subject Lines

A good subject line will help people know the proper context before they read your message. It should be brief and does not need to be written in a complete sentence. The subject line should give the readers a clue to the contents of the message.

For example:

Subject: Feb. work schedules

Mike, will you please fill in your work schedule forms for Feb.? I need to get it before Friday. You can ask for the forms at the reception desk or you can download the forms from the public folder on our intranet.

Thank you!

(Here the subject line summarizes nicely the most important details of the message. )

Labelling your message

For time-critical messages, label your message URGENT:

For example:

Subject: URGENT: Need work schedules of Feb.

Many Email packages allow you to do this very easily. Urgent messages will appear in a different colour or marked with a flag.

If you are presenting non-urgent information that requires no response from the other person, mark your message with FYI: (For Your Information)

For example:

Subject: FYI: Sales figure March

Hi, all. Here are the sales figure for March .....

Layout

Words on a computer screen look different than on paper, and usually people find it harder to read things on a screen. This means you should think of your email page layout.

Keep it short

Frequently email messages will be read in a document window with scrollbars. While scrollbars are nice, it makes it harder to visually track long paragraphs. Consider breaking up your paragraphs to only a few sentences apiece.

Limit what you write

Nobody wants to read long, complicated sentences. If they want more information, they can ask for it. You can attach files if you want to send something longer or you need to use tables, graphics and other material.

Summary

In summary, less is more! Keep your lines short, keep your paragraphs short, and keep the message short.

Glossary

clue (n.) 线索

layout(n.) 版面设计、安排

十.How to write email well

Email

- When you’re sending out an email that several people are reading, don’t use pronouns. “He should be able to tackle this afterwards” may make a ton of sense to you, but don’t assume other people will know who “he” is, what “this” is, and what “afterwards” refers to.

- If you’ve got a file you want to show that’s less than 100,000 lines or so, put it into a web directory and just send out the url. Then people can access the raw file if they want, or look at the file in their browser.

- If you email many people and ask for someone to do something, no one’s responsible. It’s better to ask one specific person to take the action.

- If you’re sending out an email with links in it, check your links by clicking on them before you send that email.

- As soon as you type “I’m cc’ing (someone)” in an email, go up and cc them right then. You look silly when you say you’re cc’ing someone and then you don’t.

- Try to keep hyperlinks short enough so that they don’t wrap around or get cut off by someone’s mail program.